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Le 21 Septembre 2017 à 20 h 30,, les Membres du Bureau et du conseil d’administration ainsi que les membres actifs de l’association « PENTECOTAVIC » , se sont réunis en assemblée générale ordinaire dans les locaux de la mairie, afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant : Bilan Moral et financier - Renouvellement du Conseil d’Administration et Bureau - Questions diverses - Concours d’affiche, Marinière, Calendrier de travail.
Bilan moral et financier
Après les remerciements aux acteurs de l'événement, le ptrésident a explicité les points forts et les points faibles de la manifestation. :
- La course pédestre, Inscription stable malgré le mauvais temps avec 150 participants, Problème soulevé l'entrée payante pour famille et le coté sanitaire
- Le Tournoi à 7 (Viking), la course des garçons de café, le Bal sévillan affichent un bon bilan avec de nombreux participants
- Les jeux aux arènes démontables, bon bilan malgré la pluie, revoir l'organisation avec peut -être une prise en charge par une association
- Lundi des enfants là aussi bon bilan, bon spectacle, nombreux enfants, bonne ambiance familiale, idée à étoffer avec la prise en charge par une association
- Le défilé a donné satisfaction, malgré le manque de bénévoles, revoir l'organisation et la communication avant et pendant les fêtes.
- Les Fanfares, arrivée tardive le samedi, installation trop longue, et coût de plus en plus onéreux. manque aussi de bénévoles
- Les Groupes et show Ricard, bonne ambiance, agréable, super bien, mélange de plusieurs types de musique le tout mériterait une meilleure sono, une scène plus grande et plus d’animation,
- Le grand écran très bon support publicitaire, avoir la diffusion du programme de la journée et soirée, vendre plus d’emplacement publicitaire)
- Déco et signalétique un peu trop petite et réduite au minimum par manque de bénévole, même si il y a un bon petit groupe.
Messieurs Frayret (Communauté des Communes) et. Villemin (Office du tourisme) sont satisfaits de cette édition, et veulent continuer l’expérience, le but est d’être la vitrine des événements festifs gersois, Onze directeurs de festival gersois étaient présents sur le site pour promouvoir leur fête.
- Fanfares et Vinos s’installent d’années en années, a conserver pour relancer le Dimanche Midi
- Le circuit des Arts, bonne fréquentation, l' animation a son public
La fête était attendue de par la date, le budget a été augmenté, ainsi que les animations mais pas les subventions publiques . Bilan financier positif mais nombre d'entrées payantes stables
Points négatifs : manque de Bénévoles et de visiteurs le Samedi et Dimanche à cause du temps. Bilan moral POSITIF, l’ambiance était au RDV et les Festayres aussi (35 000 entrées payantes).
Nouveaux logo, Nouvelles marinières, Nouveaux partenaires, Concours d’affiche.
*Le Trésorier présente le rapport financier positif. Le budget augmenté de 62 % par rapport à 2016, a été respecté, les recettes s'élèvent à 122 505 € pour des dépenses de 118 888 €. Ils manquent encore quelques participations financières de professionnels, qui ne devraient plus tarder. La subvention de la mairie reste stable depuis 3 ans (30 000 euros), les rentrées financières sont dues à l’augmentation des sponsors privés avec l'arrivée de nouveaux partenaires et à la vente de produits dérivés (2000 marinières avec nouveau logo et nouveaux distributeurs.
Après diverses explications et observations échangées, l’assemblée Générale a validé à l’unanimité le bilan financier 2017.
Renouvellement du Conseil d’Administration
Sont membres du Conseil d’Administration: Messieurs CABANNES, BRUGIOLO, BETAILLE, CASSAGNABERE, QUEMION, DUPOUY, HARRY, PRADERES, LOUVEAU, LAROUCAU, SABATHIE, POIROUX, LAMOTHE, PRIEUR, LAFFARGUE, BERTOLLA et Mme DESPIAUX Démissionnaires messieurs PAGNAC, SABATHIE, BRUGIOLO se présentent messieurs MAROTTE, MORAN, CAZAUBON élus à l’unanimité. Le bureau sera formé lors de la prochaine réunion du conseil d'administration.
Questions diverses abordées
concours d'affiches 2018 à lancer ou retour à un artiste local ? Thème 2018 : Quelques mots clefs en attendant le choix : Gascons, Irréductibles, Village Gaulois, Couleurs, Jeux Olympiques, l’Arche de NOE, VIC fait son cirque. Recherche de Nouveaux Sponsors - Présentation d’un dossier de Partenariat
Marinières : pourquoi ne pas faire une commande groupée pour un flocage individuel par commerçants et/ ou associations et une vente effectuée par commerces et/ou associations ? un nouveau logo cuvée 2018 ? manches longues ou pas ? vente dès le vendredi soir ? Nouveaux articles, briquets ? Grand écran sur la place et support publicitaire Communication à améliorer,
Présentation commune avec le Club Taurin du programme de PENTECOTAVIC le 24 mars 2018
le Maire Michel Espié cloturait cette réunion en remerciant le Bureau et les bénévoles tout en exprimant sa satisfaction devant la réussite de la cuvée 2017