De nombreux adhérents assistaient à la réunion, M. CORMIER, Mme ADDLER, M. ROCHON , Mme CALLU ( CAF) étaient pour leur part absents et excusés.
Le rapport moral et d’activité 2016 est présenté par C. BERTRAND, Présidente - Remerciements à toutes les personnes de l’assemblée pour leur présence - Rappel de la vocation d’EPISODE en tant que Centre d’animation socio-culturel destiné à créer du lien social et des échanges de savoirs par des actions adaptées aux besoins des habitants du territoire de la Communauté de Communes Bastides et Vallons et de ses environs.
EPISODE a un rôle très important de coordination avec les services sociaux partenaires (CAF, Conseil Général, MSA, MDPH, CPAM …), particulièrement en direction d’un public fragilisé et souvent en besoin d’insertion sociale et professionnelle. Les besoins sont étudiés, analysés afin de proposer des actions judicieuses, surtout portées par un bénévolat particulièrement actif et concerné. Cependant, certaines actions nécessitent l’intervention de personnel qualifié et rémunéré (informatique, art thérapie, gym Pilates…). Aussi, la participation financière d’organismes publics, de la Communauté de Communes, de certaines communes est absolument indispensable pour leur bon fonctionnement et surtout leur développement.
Le nombre d’adhésion, en constante augmentation vient conforter l’orientation choisie. La Prestation d'animation vie Sociale versée par la CAF arrivant à échéance au 30/12/2016, un nouveau projet a été élaboré et retenu avec un avis favorable pour les deux prochaines années.
Depuis 2009, les statuts de l'association n'ont pas été rectifiés . Compte-tenu de son évolution, quelques modifications sont nécessaires, aussi les présents sont invités à participer à une assemblée Générale extraordinaire qui suivra afin de valider ces ajustements.
Adhésions : en 2016, 165 personnes ont adhéré à l’association , en augmentation de 22% par rapport à 2015.
Ateliers : Poursuite des ateliers existants : informatique, (augmentation du nombre de sessions - 7- compte tenu de la forte demande), cuisine du samedi, atelier lieu de rencontre, encadrement, vannerie, repas mensuel des adhérents, échecs, des chiffres et des lettres, expression créatrice, scrapbooking, couture créative, peinture sur verre, marche, gym Pilates - Un nouvel atelier de petit bricolage est proposé le samedi matin ainsi qu'une séance de gym douce (ateliers gratuits) - Fréquentation des 17 ateliers : bonne fréquentation, progression de façon générale par rapport à 2015, principalement l’informatique ( 50 %) : de nombreuses personnes souhaitent se familiariser avec l’outil informatique, devenu nécessaire pour certaines démarches administratives ou tout simplement pour communiquer avec sa famille - Ouverture des ateliers : *Poursuite du partenariat avec le LAE : 8 ateliers ont été organisés avec comme sujet principal, le recyclage. 6 à 12 enfants de 6 à 10 ans, accompagnés de leur animatrices sont venus à notre rencontre *L'association a souhaité également rencontrer les adolescents de l'Espace Jeune et un partenariat a été conclu. Ainsi lors des vacances de Toussaint 6 jeunes filles se sont familiarisées avec la machine à coudre réalisant chacune une magnifique pochette ; 6 autres jeunes ont participé à un atelier de bricolage bois confectionnant des boîtes à jeu de cartes Ces rencontres inter-générationnelles se sont avérées très riches dans les échanges humains et positives dans les apprentissages.
Point info CAF et accueil administratif: jeudi de 14 h 30 à 16 h 30. Celui-ci s'est renforcé par l'arrivée d'une nouvelle bénévole assurant ainsi un service continu tout au long de l'année ( sauf au mois d'Août ) - 80 personnes ont trouvé une réponse à leur demande concernant un dossier administratif CAF - 3 personnes sont venues afin d’obtenir une aide pour la rédaction d’un courrier ou au remplissage d’un dossier administratif autre que la CAF, quelques personnes ont été orientées vers les Services Sociaux et les associations caritatives Les démarches pour l’accès aux droits se faisant de plus en plus en ligne, il est très important d’être un relais avec les administrations, notamment pour les personnes ne disposant pas de liaisons Internet ou se déplaçant difficilement. Aussi, récemment, le bureau de Poste de Plaisance est devenu Maison des Services au Public. Son rôle est différent de celui d'Épisode, celui de la MSAP s'adressant à un public déjà à l'aise avec la communication Internet et répondant à une demande simple.
Communication : Poursuite de l’envoi d’un calendrier trimestriel des activités par mail aux adhérents qui en ont un, aux mairies et aux partenaires, à l’OT Plaisance/Marciac et par la poste aux autres adhérents - Distribution de ce calendrier aux différents commerces de Marciac et Plaisance - Organisation d’une journée portes ouvertes le vendredi 23 (après-midi) et samedi 24 septembre : de nombreuses personnes (60) sont venues à la rencontre, générant une dizaine d’adhésions
Participation à la vie locale et associative de Plaisance : - Participation au salon des Métiers d’Arts, à l’invitation de l’atelier d’Arts Plastiques. Un stand a permis aux nombreux visiteurs d’apprécier les créations de certains des ateliers manuels ; des adhésions ont été enregistrées - Le dimanche 4 décembre EPISODE a mobilisé tout son potentiel de bénévoles pour organiser les Fêtes de l’Avent avec la participation de l'association des Commerçants de Plaisance, RP Gers et Ciné 32. Pour cette journée nous avions décidé d'innover et de rendre les deux places attractives : aussi un marché de 40 artisans d'art s'est installé sur les deux places. Des ateliers de décorations de Noël pour les enfants ont eu lieu salle n°1 de la Mairie , un espace jeux dans un café place de l'église, les animations habituelles : cinéma et loto pour les enfants ont été maintenu avec en bonus la présence tout au long de la journée du Père-Noël en calèche. Un concert par une troupe professionnelle a ravi petits et grands en soirée. - Le stand de l’association a permis de recueillir environ 300 euros de vente d’objets réalisés par les adhérents dont une partie a été reversé à des associations caritatives locales après déduction des fournitures nécessaires à la création de ces objets - Une petite déception côté participation mais les enfants ont apprécié les animations proposées et c'est bien l'essentiel
Organisation de l’association et vie interne : L'implication des bénévoles est très importante et représente environ 1225 heures à l'année soit l'équivalent d'un temps plein ½ - Les tâches du Bureau sont de plus en plus importantes, aussi afin de soulager les élus de celui-ci , l'association intermédaire ESPA d'Aignan a permis à l'une des bénévoles de l'Association ayant des compétences en matière de Secrétariat et Comptabilité d'intervenir à raison de 3 heures par semaine, rémunérée par EPISODE - L'achat d'un logiciel comptable EBP a permis une meilleure clarté de la gestion courante. Le collectif d'association RIVAGES a assuré la formation de deux bénévoles et vérifie régulièrement leur travail sur ce logiciel - 12 réunions mensuelles se sont tenues réunissant le bureau, les bénévoles et les responsables d’ateliers - 4 réunions exceptionnelles ont eu lieu pour l’organisation des Fêtes de l'Avent en présence des adhérents des 3 associations partenaires -
Local : La pose de radiateurs électriques avec programation a été effectuée par un bénévole vote du rapport moral à l'unanimité.
Bilan Comptable 2016 présenté par S. BLANCHET, Trésorière. L'exédent de recette peut sembler conséquent , il permet d'anticiper de lourdes dépenses éventuelles : matériel d'équipement pour les ateliers :ex : cuisine, nouveaux travaux dans les locaux, factures d'électricité plus importantes que prévues, augmentation des heures déjà rémunérées, etc... vote du bilan comptable 2016 à l'unanimité III - Budget prévisionnel 2017 présenté par S. BLANCHET Vote du budget prévisionnel 2017 à l'unanimité.
Prévisions 2017 (C. BERTRAND) Communication : une nouvelle plaquette d’information actualisée de l’association est en cours de réalisation et sera distribuée prochainement - Un questionnaire sera adressé aux habitants du territoire de la Communauté de Communes Bastides et Vallons du Gers afin de recueillir leur avis sur les activités proposées et leurs souhaits ou nouveaux besoins Personnels : - Etude sur l'embauche d'un CAE pour gérer la communication (messagerie, site, communication avec les réseaux sociaux) et le Secrétariat - Augmentation du nombre d'heures affectées à la comptabilité
Organisation des activités : - Poursuite des ateliers existants. - Poursuite des ateliers, une fois par mois avec les enfants du LAE et ceux des Farfalous de Beaumarchès lors des vacances scolaires, une fois par trimestre avec les personnes âgées - Poursuite des rencontres avec les ados de l'Espace Jeunes : plusieus ateliers sont programmés : un atelier graphe aux vacances de Printemps , des ateliers couture, bricolage bois et carterie pour d'autres dates - Organisation d’une journée Portes Ouvertes courant du 2 ème semestre - Organisation d’une ou plusieurs sorties pique-nique (Maison de l’Eau de Jû, Eco-centre…) en partenariat avec les Travailleurs Sociaux du Conseil Général, de la MSA, de la CPAM - Négociation de tarifs préférentiels pour des sorties de balnéo-thérapie, ou en piscine - Projet de négociation pour des tarifs de groupe de sorties en soirée - Organisation de soirées rencontres avec des associations partenaires (exemple Court'Echelle) - Poursuite de l’activité animation des Fêtes de l'Avent avec l'aide d'Associations plaisantines, mais à minima pour les enfants uniquementt - Participation au Salon des Métiers d'Arts.
Renouvellement du Conseil d’administration : - 3 membres du CA parmi le collège des actifs sont sortants ou démissionnaires : J. WATTRELOT, M. ODORICO, F. DUCOS - 4 personnes ont émis le souhait d' intégrer ce Conseil d’Administration : C. SCRIVEN, N. PORATO, C. NOBLET, S . LLORENS, A. GOURGUES et F. DUCOS souhaite se représenter - L'assemblée Générale extraordinaire qui va suivre , en modifiant les statuts permettra à toutes et tous d'intégrer le CA - Appel à tous les adhérents afin de rejoindre l'équipe des bénévoles, c'est le partage qui crée le lien et besoin absolu est d'étoffer cette équipe remerciée chaleureusement pour son dévouement à toute épreuve. - Deux membres du Bureau actuel, ayant des responsabilités depuis 7 ans dans l'Association souhaitent se retirer : il s'agit de C. BERTRAND , Présidente et de J. CAZAUX, Vice Présidente. Il faut s'impliquer, il serait dommage que l'association en plein essor ne puisse poursuivre son action. Merci à tous ! - Fixation du taux des cotisations et de la participation aux ateliers - Inchangé 12 € et 6 € pour les minima sociaux - Certains ateliers sont gratuits : atelier du mardi, des chiffres et des lettres, échecs, marche, gym douce Vote à l'unanimité.
Questions diverses : - Problème du recrutement des bénévoles - Difficultés pour le respect de l'orientation sociale de l'association si l'on est pas aidé par les travailleurs sociaux ou les associations caritatives
ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE : modification des statuts. La modification concerne les articles 9 et 13 des statuts.
Article 9 modifié : EPISODE est dirigé par un Conseil d'Administration de 24 membres maximum composé comme suit : * 6 membres du collège des membres de droit, désignés par leurs pairs * 18 personnes maximum des membres actifs …......
Article 13 modifié, retirer du texte le passage : « l'assemblée Générale extraordinaire ne siège valablement que si la moitié au moins des membres des collèges de membres de droit, membres actifs et membres d'honneur sont présent. Si ce quorum n'est pas atteint, une 2 ème assemblée est convoquée sous quinzaine, sur le même ordre du jour. » Vote à l'unanimité A l'issue de la réunion 3 personnes souhaitent intégrer le Conseil d'Administration, la modification des statuts le permet après validation actée Vote à l'unanimité du nouveau CA avec tous les entrants : C. BERTRAND, J. CAZAUX, J. ROUQUETTE, S. BLANCHET, S. BROUSTET, M. POUTCH, D. PAYSSE, L. BOUSQUET, F. DUCOS, N. PORATO, C. SCRIVEN, C. NOBLET, J-M TRUCHET, S. LLORENS, A. GOURGUES, P. SOUBABERE, R. BORGOGNO, M-J. BORGOGNO
