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Le 14 février 2021, à 10 heures, les membres de l’association Comité des fêtes d’Estang se sont réunis en assemblée générale extraordinaire avec à l’ordre du jour, le renouvellement de onze membres du bureau suite aux démissions présentées lors de l’assemblée générale ordinaire. Les questions diverses furent aussi abordées.
Le président Daniel Ducos a tout d’abord remercié les personnes présentes et, en préambule, a précisé que cette réunion faisait suite à l’assemblée générale du 24 Janvier 2021 au cours de laquelle il a présenté la démission de 11 membres du bureau :
« La convocation à la présente réunion extraordinaire a fait l’objet d’une large communication (mails, voie de presse et affichage dans la commune) afin de solliciter les candidatures permettant de procéder au renouvellement du bureau. » a précisé le président.
Daniel Ducos a fait un rappel des bilans moral et financier présentés lors de l’assemblée générale du 24 Janvier 2021 et qui ont été approuvés à l’unanimité.
Les finances
À la fin de l’année 2020, le montant des divers comptes du comité se soldent à 16 375,80 euros sur le compte courant, sur le CSL à 247,95 euros, et 13 093,93 euros sur le livret A ASS,
Daniel Ducos a aussi rappelé que les chapiteaux obtenus dans le cadre du budget participatif sont mis à disposition des associations et demande que leur prochaine utilisation fasse l’objet d’une information auprès de la préfecture du Gers qui doit venir y apposer son logo « Gers Budget participatif ».
Le président a précisé que d’après les statuts, le comité des Fêtes comprend douze membres élus pour un an, renouvelable au tiers chaque année. Lors de la dernière assemblée générale, les démissions de onze membres du comité des fêtes ont été présentées. Daniel Ducos a fait part d’une certaine lassitude des membres démissionnaires et de la nécessité de procéder à la fois à un renouveau et à un rajeunissement des membres du comité. Il a donc demandé à l’assemblée si des personnes étaient volontaires pour faire partie d’une nouvelle équipe.
Élections
Six personnes se sont portées volontaires, il s’agit de Gérard Barbe, Laurent Ayrau, Aymeric Brunet, Christian Ducos, Aurélie Castany, Sébastien Dubedat.
Le nouveau comité des fêtes comprendra donc sept membres incluant Patrick Dubos, non démissionnaire.
Aucun candidat ne se présentant aujourd’hui en qualité de président, il y aura lieu de procéder aux élections du président, du trésorier, du secrétaire et de leurs adjoints lors de la réunion d’installation du bureau.
Les nouveaux membres peuvent aussi, s’ils le souhaitent, « dépoussiérer » les statuts qui datent de la création du comité et prévoir un nombre plus restreint de membres, sachant qu’ils pourront toujours compter sur l’appui de bénévoles et de bonnes volontés. Néanmoins, le président a signalé que les statuts prévoyant actuellement 12 membres, il serait bon de solliciter d’autres candidatures afin de pouvoir préparer sereinement les fêtes qui représentent un travail conséquent.
Daniel Ducos a apporté des informations concernant l’anticipation et l’organisation des événements relevant du comité des fêtes. Il a insisté sur la nécessité de démarrer certaines actions dès le mois de mars pour les fêtes du mois d’aout, et ce même s’il n’y a pas de certitude concernant leur maintien en période de Covid :
« Il faut anticiper, entre autres, vous devez apporter la réponse aux forains qui ont déjà commencé à faire leurs demandes. Prévoir bien à l’avance, la gestion des feux d’artifice, les courses landaises, la recherche de sponsors et toute la communication (affiches et programmes), ainsi que la négociation et la réservation des chars auprès de Villeneuve et de Mont-de-Marsan. Vous devez aussi prévoir la coordination des repas, conjointement avec les différentes associations (repas du vendredi et du samedi), la réservation des groupes de musique (mardi soir et samedi soir), ainsi que le trail du dimanche matin. Un événement récent qui amène un nouveau public et qui rapporte un bénéfice de 700 euros. »
Le président a insisté sur la nécessité de maintenir l’équilibre des comptes :
« La soirée du samedi est la plus coûteuse mais rassemble le plus de monde avec ses trois bandas, le feu d’artifice, Decabel et les chars. La buvette assurant seule les recettes. Concernant les courses landaises, il faut 800 entrées pour être bénéficiaire. À titre d’exemple, la course du dimanche après-midi, organisée par le Comité a rapporté 600 euros en 2018 et 100 euros en 2019. Lors de l’arrivée du précédent maire, la subvention communale était de 4 500 euros. Elle a été ramenée à 2 500 euros grâce à une recherche d’autonomie, des économies sur les dépenses et une gestion rigoureuse des comptes. »
Daniel Ducos a évidemment regretté que si peu de personnes se soient senties concernées par cette réunion et le manque de candidatures. Il a remercié les futurs membres et propose d’organiser rapidement avec eux une réunion de « transition » afin de leur communiquer les informations et les documents qui leur permettront de remplir leurs nouveaux rôles. À cette occasion, les déclarations officielles seront complétées et envoyées à la Préfecture.
Parmi les questions diverses, celles-ci ont été posées :
Quels sont les événements organisés par le comité des Fêtes qui ont généré le plus de bénéfices ?
Le Président a répondu qu’au-delà d’une gestion rigoureuse, les spectacles de Nadau ont permis de constituer une confortable trésorerie.
Quel est le rôle des autres membres du comité (qui n’ont pas une fonction d’administrateur de l’association) ?
Réponse : Ils sont sollicités pour aller chercher des sponsors et récolter les fonds qui permettent de financer les programmes et les affiches. Ils vont apposer les affiches dans les villages environnants. De nombreuses autres taches sont réparties entre tous les membres.
La course landaise du dimanche va-t-elle rester au comité des fêtes ou revenir au Club taurin ?
Daniel Ducos a répondu que traditionnellement, le comité organise la course du dimanche mais que cela peut se négocier avec le nouveau comité.
En conclusion, le Président a souhaité que les fêtes rencontrent toujours le même succès et assure que le bureau actuel fera tout pour assurer une bonne transmission des informations. Il a remercié chaleureusement les musiciens d’Estang qui animent traditionnellement la totalité des fêtes gratuitement. La séance a été levée à 11 heures.